ساختار سازمانی چیست و چطور انجام می شود؟

طراحی ساختار سازمانی وظایف مختلف تجارت را بر عهده دارد. این برای خدمت به انگیزه های خاص طراحی شده است. همچنین باید تلاش شود تا ساختار سازمانی با نیازهای متغیر مطابقت داشته باشد. یک ساختار خوب نه تنها ارتباط را تسهیل می کند بلکه در بخشهای مختلف نیز کارآیی را به ارمغان می آورد.

ساختار نقش های زیر را ارائه می دهد:

1. بهره وری را تشویق می کند:

هدف اصلی طراحی ساختار سازمانی ایجاد کارآیی در عملکردهای مختلف است. یک ساختار سیستماتیک چیزی را به شانس واگذار نمی کند و هر فعالیتی برای حداکثر عملکرد خود هماهنگ شده است. اعضای سازمان سعی می کنند خروجی کالا و خدمات را از ورودی های داده شده به حداکثر برسانند. تلاش می شود تا تلاش های منظم ، منطقی و هماهنگ برای کنترل ضایعات و تلفات مختلف انجام شود. مدلهای سازمانی مختلفی برای کارآیی در عملیات ایجاد شده است.

2. ارتباطات:

ارتباطات مشکل شماره یک هر سازمان است. مراحل طراحی ساختار سازمانی خوب ، کانال ارتباطی مناسب بین افراد شاغل در سازمان را فراهم می کند. یک رابطه گزارش ایجاد می شود و سلسله مراتبی از افرادی که به آنها گزارش می دهند نیز در یک ساختار خوب مشخص شده است. نیاز به فرایند ارتباطات افقی ، عمودی و جانبی است و توسط یک ساختار خوب برنامه ریزی شده انجام می شود.

3. استفاده بهینه از منابع:

تخصیص مناسب منابع به استفاده بهینه از آنها نیز کمک می کند. ساختار سازمانی جایگاه بالاتری به فعالیتهایی می دهد که برای دستیابی به اهداف سازمانی اهمیت بیشتری دارند. فعالیتها با توجه به اهمیت آنها در طراحی ساختار سازمانی قرار می گیرند و دستورالعملهای مناسب برای تخصیص منابع ارائه می شود. تخصیص بهینه منابع برای رشد یک تجارت مهم است.

4- رضایت شغلی:

یک ساختار سازمانی خوب ، وظایف و مسئولیت های مشخصی را برای افراد مختلفی که در تجارت کار می کنند ، ارائه می دهد. مشاغل بر اساس دانش ، تخصص و تخصص آنها تعیین می شود. مردم فرصتی برای توضیح مشاغل خود پیدا می کنند. وقتی افراد آزاد باشند که در محدوده مقرر فعالیت کنند ، رضایت شغلی ایجاد می شود.

5- تفکر خلاق:

در مراحل طراحی ساختار سازمانی خوب ، آزادی برنامه ریزی و اجرای کارهای شخصی وجود دارد. این به فرد اجازه می دهد تا بیندیشد و روشهای جدید و بهتری برای انجام کار ایجاد کند. ساختار سازمانی سعی می کند افراد را در مکانهایی که مناسب ترین آنها هستند قرار دهد. بسیاری از افراد به دلیل خلاقیت خود در یک ساختار سازمانی خاص ، در توسعه تفکر مدیریت سهیم بوده اند.

6. مدیریت را تسهیل می کند:

تعدادی از افراد در یک تجارت کار می کنند. کار آنها باید مشخص شود و وظایف بر اساس الزامات سازمان تعیین می شود. یک ساختار خوب به ایجاد ارتباط بین افرادی که در موقعیت های مختلف کار می کنند کمک می کند. ساختار سازمانی مکانیزمی است که از طریق آن مدیریت فعالیتهای افراد مختلف را هدایت ، هماهنگ و کنترل می کند.

یک ساختار خوب طراحی شده هم به مدیریت و هم به عملکرد یک تجارت کمک می کند. اطمینان حاصل می شود که هیچ فعالیتی بدون نظارت باقی نمی ماند و کار بر اساس ظرفیت افرادی که آن را انجام می دهند تعیین می شود. ساختار سازمانی که خوب فکر شده باشد ، کمک بزرگی برای مدیریت خوب است.

مراحل طراحی ساختار سازمانی :

طراحی ساختار سازمانی باید الزامات کسب و کار را برآورده کند. باید از استفاده بهینه از نیروی انسانی اطمینان حاصل کند و عملکردهای مختلف باید به درستی انجام شوند. نیاز به روابط هماهنگ بین افراد در موقعیت های مختلف وجود دارد. طراحی سازه یک کار مهم است و باید با دقت انجام شود.

1. شناسایی فعالیتها:

فعالیتهایی که برای دستیابی به مراحل طراحی ساختار سازمانی لازم است انجام شوند باید مشخص شوند. عملکردهایی که برای دستیابی به اهداف مختلف انجام می شود باید مشخص شود و فعالیتهای مربوط به این عملکردها باید مشخص شود. عمده فعالیتها به تعدادی از زیر فعالیتها طبقه بندی می شوند. در حین شناسایی فعالیتها باید در نظر داشت که هیچ فعالیتی از آن فرار نکرده است ، هیچگونه تکراری در فعالیتها وجود ندارد و فعالیتهای مختلف به صورت هماهنگ انجام می شود.

2. گروه بندی فعالیتها:

فعالیتهای نزدیک و مشابه برای بخشها ، بخشها یا بخشها با هم گروه بندی می شوند. هماهنگی بین فعالیتها تنها از طریق گروه بندی مناسب امکان پذیر است. فعالیتهای گروه بندی شده را می توان به موقعیت های مختلف اختصاص داد. واگذاری فعالیتها به افراد اقتدار و مسئولیت ایجاد می کند. اختیارات به سطوح پایین بخشهای مختلف واگذار می شود و مسئولیت نیز ثابت می شود.

3. تفویض اختیار:

تفویض یک فرایند اداری از g است . انجام کارهای انجام شده توسط دیگران با مسئولیت پذیری آنها هنگامی که موقعیت های مختلفی در سازمان ایجاد می شود ، کار به این افراد واگذار می شود. برای انجام کار نیاز به اقتدار است. اقتدار به حسب تعیین مسئولیت به افراد مختلف واگذار می شود. از طریق فرایند تفویض اختیار ، اختیار ، ساختار در سازمان ایجاد می شود که تعیین می کند چه کسی به طور رسمی با چه کسی تعامل خواهد داشت.

ویژگیهای یک ساختار سازمانی خوب:

مراحل طراحی ساختار سازمانی خوب باید نیازها و الزامات مختلف شرکت را برآورده کند.

موارد زیر ویژگی های یک ساختار سازمانی خوب است:

1. خط واضح اختیار:

باید یک خط مشخص از بالا به پایین وجود داشته باشد. تفویض اختیار باید گام به گام و با توجه به ماهیت کار تعیین شده انجام شود. همه افراد در سازمان باید در مورد کار خود و اختیارات واگذار شده به او شفاف باشند. در صورت عدم وجود این وضوح ، سردرگمی ، اصطکاک و درگیری ایجاد می شود.

2. تفویض اختیارات مناسب:

تفویض اختیار باید متناسب با مسئولیت تعیین شده باشد. اگر قدرت لازم برای انجام وظیفه محوله کافی نباشد ، کار به پایان نمی رسد. بعضی اوقات مدیران کار را به زیردستان واگذار می كنند بدون آنكه اختیار لازم را به آنها بدهند ، این نشان دهنده عدم تصمیم گیری از طرف آنهاست. اختیارات ناکافی برای زیردستان مشکل ایجاد می کند زیرا ممکن است نتوانند وظیفه خود را انجام دهند.